Forretningsorden
1. Formål.
Foreningens formål fremgår af vedtægterne dateret 10. juni 2020.
2. Ledelse.
Bestyrelsen i GDIK består af 5 medlemmer samt 1 suppleant, som alle vælges ifølge vedtægterne. Bestyrelsen er foreningens ledelse og øverste myndighed mellem 2 generalforsamlinger. Bestyrelsen konstituerer sig minimum med følgende: formand, næstformand, kasserer og sekretær. Suppleanter deltager i møderne uden stemmeret. Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg i - eller udenfor - kredsen af bestyrelsesmedlemmer. Udvalg refererer og rapporterer til bestyrelsen.
3. Afdelingerne. (Se vedtægterne paragraf 7/ aktivitetsudvalg).
Afdelingslederne deltager i bestyrelsesmøderne med faste punkter på dagsordenen.
Afdelingerne drives som underafdelinger med beslutningskompetence indenfor de aftalte økonomiske rammer og budgetter. Økonomiske forpligtigelser og indkøb afstemmes med bestyrelsesformanden, inden de sættes i gang.
Fakturaer og udlæg for sådanne igangsatte aktiviteter eller indkøb m.v. godkendes og signeres af afdelingslederne og afleveres til kassereren med angivelse af konto nummer etc.
Afdelingslederne afleverer budgetter for sin afdeling til bestyrelsen senest den 1. februar.
Opgavefordelingen fremgår af hjemmesiden og henvendelser foregår direkte til afdelingslederen.
4. Møder.
Formanden indkalder til bestyrelsesmøder efter behov og/ eller ønske fra øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Afdelingslederne indkaldes til at deltage i bestyrelsesmøderne.
Dagsorden for møder skal som minimum indeholde følgende faste punkter:
- Godkendelse af referat fra sidste møde
- Siden sidst og orientering fra formanden
- Orientering fra afdelingslederne
- Status på igangværende aktiviteter
- Status på økonomi
- Gennemgang/ evt. justering af igangværende foreningsaktiviteter
- Gennemgang af foreningens økonomi/ budgetforhold
- Evt. herunder næste møde.
5. Form og kompetence.
- Punkter og forslag til dagsorden skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødet.
- Dagsorden udsendes af formanden senest 10 dage før mødet.
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er fremmødt.
- Sekretæren sender kopi af referat til formanden for gennemgang inden dette offentliggøres, hvorefter sekretæren sørger for (via Edel Petersen) at referatet lægges ud på hjemmesiden.
- Foreningen tegnes af formanden sammen med 1 medlem af bestyrelsen. I formandens fravær tegnes foreningen af næstformanden sammen med 1 medlem af bestyrelsen.
- Se i øvrigt vedtægterne pkt. 6 som omhandler bestyrelsen og dens arbejde.
6. Fortrolighed og tavshedspligt.
Bestyrelsesreferater er ikke offentlige, men lægges på foreningens hjemmeside til brug for bestyrelsens medlemmer. Hvor det drejer sig om personlige/ økonomiske følsomme oplysninger, betragtes sådanne som fortrolige. Bestyrelsens medlemmer har i sådanne tilfælde tavshedspligt.
Referater m.m. fra Generalforsamling er tilgængelige for offentligheden.
7. Ændring af forretningsordenen.
Efter den årlige generalforsamling gennemgår bestyrelsen forretningsordenen for eventuelle ændringer.
Ovenstående forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen for GDIK den 26. maj 2021.